Lý thuyết viết biên bản về một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc

I. Khái niệm viết biên bản về một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc

- Biên bản là loại văn bản ghi chép một cách ngắn gọn, trung thực, chính xác, đầy đủ những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.

- Có nhiều loại biên bản: Biên bản ghi lại một sự kiện, biên bản ghi lại cuộc họp, biên bản hội nghị,... biên bản ghi lại một hành vi cụ thể (như hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, bàn giao ca trực,...).

II. Yêu cầu viết biên bản về một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc

1. Về hình thức, bố cục cần có:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Tên văn bản (biên bản về việc gì).

- Thời gian, địa điểm ghi biên bản.

- Thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bản.

- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung cơ bản, ghi đầy đủ ý kiến phát biểu các bên, lập luận các bên, ý kiến của chủ tọa,...).

- Phần kết thúc (ghi thời gian cụ thể, chữ kí của thư kí và chủ tạo).

2. Về nội dung, thông tin cần đảm bảo:

- Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.

- Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.

- Nội dung ghi chép phải có trọng tâm, trọng điểm.

III. Hướng dẫn quy trình viết biên bản về một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc

Bước 1: Chuẩn bị.

Tìm hiểu nội dung, mục đích cuộc thảo luận/ cuộc họp:

- Cuộc họp tiến hành ở đâu, vào thời gian nào?

- Thành phần tham dự là ai? Ai điều hành cuộc thảo luận/ cuộc họp?

- Các nội dung sẽ bàn luận là gì?

- Dự kiến biên bản sẽ có các phần, các mục như thế nào?

Chuẩn bị viết biên bản: người viết biên bản có thể ghi trước các mục, các phần cơ bản của một biên bản.

Bước 2: Viết biên bản.

- Lắng nghe các ý kiến trong cuộc thảo luận và ghi lại trung thực các ý kiến ấy theo trình tự thời gian.

- Viết biên bản một cuộc thảo luận/ cuộc họp là ghi lại tại chỗ những gì đang diễn ra ngay trong thời điểm ấy. Trong trường hợp này em đang thực hiện một bài tập thực hành nên biên bản có thể được viết sau cuộc thảo luận/ cuộc họp, dựa trên những tư liệu được lưu giữ, hoặc những gì mà em nhớ lại, về cuộc thảo luận/ cuộc họp này.

Nội dung, diễn biến của cuộc thảo luận/ cuộc họp thuộc phần chính của biên bản, cho nên cần chú ý ghi kĩ những ý dưới đây:

- Chủ tọa phát biểu về mục đích, nội dung chính cuộc thảo luận/ cuộc họp.

- Các thành viên tham dự phát biểu, trao đổi ý kiến.

- Chủ tọa phát biểu tổng kết.

Bước 3: Chỉnh sửa và đọc lại biên bản cho các thành viên dự họp nghe.

Kiểm tra lại biên bản dựa theo những gợi ý sau:

b. Đọc lại và điều chỉnh:

Trong cuộc thảo luận hoặc cuộc họp, thư kí đọc lại biên bản cho mọi thành viên tham dự nghe và điều chỉnh những chỗ ghi chép chưa rõ, chưa sát, chưa đúng với ý kiến người phát biểu (nếu có) trước khi cuộc thảo luận kết thúc. Đối với bài tập thực hành biên bản, em tự chỉnh sửa hoặc đọc cho một vài bạn nghe để nhận được sự góp ý.

IV. Ví dụ viết biên bản về một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc